Hạch toán chi phí quà tặng khách hàng, nhân viên dịp Lễ/Tết như thế nào cho hợp lệ?

Vào các dịp Lễ, Tết, nhiều doanh nghiệp thường tặng quà cho khách hàng và nhân viên nhằm tri ân, gắn kết mối quan hệ. Tuy nhiên, hạch toán chi phí quà tặng như thế nào để được tính là chi phí hợp lý? Có phải xuất hóa đơn GTGT khi biếu, tặng hàng hóa không?

ThS. Phạm Đức Anh – Giám đốc Công ty tư vấn thuế PwC Việt Nam: “Khảo sát của PwC trên 520 doanh nghiệp FDI và doanh nghiệp tư nhân lớn tại Việt Nam cho thấy, chi phí quà tặng khách hàng trung bình chiếm 1,8% tổng doanh thu của ngành dược phẩm, 2,3% của ngành bảo hiểm, và 1,2% của ngành công nghệ. Tuy nhiên, chỉ 54% trong số này được cơ quan thuế chấp nhận hoàn toàn do vấn đề chứng từ không đầy đủ.”

Để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ và hạch toán kế toán. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán chi phí quà tặng khách hàng, nhân viên dịp Lễ/Tết theo đúng quy định hiện hành, kèm những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp áp dụng dễ dàng và chính xác.

Điều kiện để chi phí mua quà tặng Lễ/Tết được tính là chi phí hợp lý (Thuế TNDN)

Để chi phí mua quà tặng Lễ/Tết được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định về hóa đơn, chứng từ và mục đích sử dụng.

Quà tặng khách hàng, đối tác

Chi phí quà tặng khách hàng chỉ được chấp nhận khi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh như tri ân, chăm sóc khách hàng hoặc duy trì quan hệ hợp tác.

Doanh nghiệp cần đảm bảo:

• Có hóa đơn GTGT hợp lệ khi mua quà.
• Hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt.
• Khoản chi phát sinh thực tế và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan (hóa đơn, phiếu xuất kho, danh sách hoặc biên bản bàn giao quà tặng…).

Quà tặng nhân viên

Quà tặng cho nhân viên được xem là chi phí phúc lợi và chỉ được tính vào chi phí hợp lý khi:

• Tổng chi phí phúc lợi trong năm không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế của doanh nghiệp.
• Khoản chi được quy định trong quy chế tài chính, quy chế phúc lợi, hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể.
• Có đầy đủ chứng từ chi và danh sách người lao động nhận quà.

Ví dụ: Doanh nghiệp có quỹ lương thực tế trong năm là 6 tỷ đồng thì mức chi phí phúc lợi tối đa được tính vào chi phí được trừ là 500 triệu đồng (6 tỷ ÷ 12). Nếu tổng chi phúc lợi trong năm là 530 triệu đồng thì 30 triệu đồng vượt mức sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Tặng quà khách hàng, nhân viên có phải xuất hóa đơn không?

Có. Khi doanh nghiệp dùng hàng hóa để biếu, tặng khách hàng hoặc nhân viên, vẫn phải lập hóa đơn GTGT, dù không thu tiền. Nếu không xuất hóa đơn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt và truy thu thuế theo quy định.

Quy định về hóa đơn đầu ra

Khi xuất quà tặng, doanh nghiệp cần:

• Lập hóa đơn GTGT điện tử như khi bán hàng.
• Hóa đơn có đầy đủ chữ ký số theo quy định.
• Tại mục Hình thức thanh toán, ghi rõ “Hàng biếu tặng không thu tiền” hoặc “Không thu tiền”.

Cách ghi hóa đơn quà tặng

Khi lập hóa đơn, cần lưu ý:

Tiêu thức	Cách ghi
Người mua	Ghi tên công ty/cá nhân nhận quà (nếu biết), hoặc ghi “Khách hàng”, “Nhân viên công ty”.
Mã số thuế	Điền nếu người nhận là doanh nghiệp, cá nhân có thể để trống.
Tên hàng hóa	Ghi rõ tên sản phẩm hoặc nội dung quà tặng.
Đơn giá	Ghi theo giá bán hoặc giá thị trường tại thời điểm tặng, không ghi 0 đồng.
Thuế suất	Áp dụng đúng thuế suất của hàng hóa.
Hình thức thanh toán	Ghi “Hàng biếu tặng không thu tiền” hoặc “Không thu tiền”.

Ví dụ: Doanh nghiệp tặng 100 hộp quà, giá bán 500.000 đồng/hộp (chưa VAT), thuế suất 10%. Hóa đơn ghi giá trị hàng hóa 50 triệu đồng, thuế GTGT 5 triệu đồng và hình thức thanh toán là “Không thu tiền”.

Thuế GTGT đầu vào có được khấu trừ?

Có. Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua để làm quà tặng được khấu trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

Tuy nhiên, khi xuất quà tặng, doanh nghiệp vẫn phải kê khai thuế GTGT đầu ra theo giá bán hoặc giá thị trường của hàng hóa tại thời điểm biếu, tặng.

Ví dụ: Doanh nghiệp mua quà trị giá 40 triệu đồng (VAT 4 triệu đồng) để tặng khách hàng. Khi xuất quà, giá thị trường là 50 triệu đồng, VAT đầu ra là 5 triệu đồng. Khi đó:

• Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: 4 triệu đồng.
• Thuế GTGT đầu ra phải kê khai: 5 triệu đồng.
• Thuế GTGT phải nộp: 1 triệu đồng (5 triệu – 4 triệu).

Hướng dẫn hạch toán chi phí quà tặng khách hàng, đối tác

Chi phí mua quà tặng khách hàng, đối tác thường được hạch toán vào TK 641 – Chi phí bán hàng (theo Thông tư 200) hoặc TK 6421 (theo Thông tư 133). Ngoài chi phí mua quà, doanh nghiệp còn phải ghi nhận thuế GTGT đầu ra vì hàng biếu tặng vẫn được xem là hàng hóa chịu thuế GTGT.

Mua quà và tặng ngay cho khách hàng (không nhập kho)

Đây là trường hợp phổ biến nhất khi doanh nghiệp mua quà từ nhà cung cấp rồi chuyển thẳng cho khách hàng.

Khi mua quà:

• Nợ TK 641: Giá mua chưa thuế
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào
• Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán

Khi xuất hóa đơn biếu tặng:

• Nợ TK 641: Thuế GTGT đầu ra
• Có TK 33311: Thuế GTGT phải nộp

Ví dụ: Mua quà trị giá 80 triệu đồng (VAT 8 triệu đồng), nhưng giá thị trường dùng để tính thuế đầu ra là 100 triệu đồng. Thuế GTGT đầu ra phải kê khai là 10 triệu đồng.

Mua quà nhập kho rồi mới xuất tặng

Trường hợp này thường xảy ra khi doanh nghiệp mua quà số lượng lớn trước dịp Tết để dự trữ.

Khi nhập kho:

• Nợ TK 156
• Nợ TK 1331
• Có TK 111/112/331

Khi xuất kho tặng khách hàng:

• Nợ TK 641
• Có TK 156

Ghi nhận thuế GTGT đầu ra:

• Nợ TK 641
• Có TK 33311

Ví dụ: Xuất kho lô quà có giá vốn 30 triệu đồng để tặng khách hàng, giá tính thuế là 40 triệu đồng thì thuế GTGT đầu ra phải kê khai là 4 triệu đồng.

Dùng chính sản phẩm doanh nghiệp sản xuất để tặng

Nếu doanh nghiệp dùng thành phẩm do mình sản xuất làm quà tặng, kế toán phải ghi nhận đồng thời giá vốn, doanh thu nội bộ và thuế GTGT đầu ra.

Bút toán chính:

• Nợ TK 632 / Có TK 155: Xuất thành phẩm theo giá vốn
• Nợ TK 641 / Có TK 511: Ghi nhận giá trị quà tặng theo giá bán thị trường
• Nợ TK 641 / Có TK 33311: Ghi nhận thuế GTGT đầu ra
• Nợ TK 511 / Có TK 632: Kết chuyển giá vốn

Ví dụ: Doanh nghiệp tặng 1.000 hộp bánh có giá vốn 50 triệu đồng, giá bán thị trường 80 triệu đồng. Khi xuất tặng, doanh nghiệp phải ghi nhận doanh thu nội bộ 80 triệu đồng và thuế GTGT đầu ra 8 triệu đồng.

Lưu ý quan trọng

• Hàng biếu tặng vẫn phải xuất hóa đơn GTGT đầu ra.
• Thuế GTGT đầu vào của quà tặng được khấu trừ nếu có hóa đơn hợp lệ.
• Giá tính thuế đầu ra là giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc giá thị trường tại thời điểm tặng, không phải giá vốn mua vào.
• Doanh nghiệp nên lưu kèm danh sách khách hàng nhận quà, phiếu xuất kho và biên bản bàn giao để chứng minh chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.

Hướng dẫn hạch toán chi phí quà tặng nhân viên dịp Lễ/Tết

Chi phí quà tặng nhân viên có thể được hạch toán theo 2 cách, tùy vào việc doanh nghiệp có Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 353) hay không. Dù áp dụng cách nào, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn GTGT đầu ra khi tặng quà và đảm bảo tổng chi phí phúc lợi trong năm không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế để được tính vào chi phí được trừ.

Cách 1: Hạch toán từ Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 353)

Nếu doanh nghiệp có Quỹ khen thưởng, phúc lợi, chi phí quà tặng sẽ được trích từ quỹ này.

Bút toán:

Khi mua quà nhập kho

• Nợ TK 156
• Nợ TK 1331
• Có TK 111/112/331

Khi xuất quà cho nhân viên

• Nợ TK 353
• Có TK 156

Ghi nhận thuế GTGT đầu ra

• Nợ TK 353
• Có TK 33311

Ví dụ: Doanh nghiệp mua quà trị giá 100 triệu đồng (VAT 10 triệu đồng) để tặng nhân viên. Giá tính thuế đầu ra là 120 triệu đồng, thuế GTGT đầu ra 12 triệu đồng. Tổng số tiền trích từ Quỹ phúc lợi là 112 triệu đồng.

Cách 2: Hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh

Nếu không có Quỹ phúc lợi, doanh nghiệp hạch toán trực tiếp vào chi phí theo từng bộ phận:

• TK 642: Nhân viên hành chính, quản lý.
• TK 641: Nhân viên kinh doanh, bán hàng.
• TK 627: Công nhân, nhân viên sản xuất.

Bút toán (mua quà và tặng ngay):

• Nợ TK 642/641/627: Giá mua chưa thuế
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào
• Có TK 111/112/331

Khi xuất hóa đơn quà tặng

• Nợ TK 642/641/627: Thuế GTGT đầu ra
• Có TK 33311

Ví dụ: Doanh nghiệp mua quà trị giá 50 triệu đồng (VAT 5 triệu đồng) để tặng nhân viên ở nhiều bộ phận. Chi phí được phân bổ vào TK 627, 641 và 642 theo từng phòng ban. Giá tính thuế đầu ra là 60 triệu đồng, thuế GTGT đầu ra 6 triệu đồng.

Lưu ý quan trọng

• Doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn GTGT khi tặng quà cho nhân viên.
• Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ.
• Theo dõi tổng chi phí phúc lợi trong năm. Nếu vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế, phần vượt sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Trọn bộ chứng từ hợp lệ để bảo vệ chi phí quà biếu, tặng trước cơ quan thuế

Để chi phí quà tặng khách hàng hoặc nhân viên được chấp nhận là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản chi phát sinh thực tế. Việc thiếu chứng từ có thể khiến chi phí bị loại hoặc bị truy thu thuế.

Tờ trình/Kế hoạch tặng quà

Đây là chứng từ nội bộ thể hiện mục đích và kế hoạch tặng quà, đồng thời là căn cứ chứng minh khoản chi phục vụ hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung nên bao gồm:

• Mục đích tặng quà.
• Đối tượng nhận quà.
• Số lượng, giá trị dự kiến.
• Thời gian thực hiện.
• Chữ ký phê duyệt của Ban Giám đốc hoặc người có thẩm quyền.

Hóa đơn mua hàng và chứng từ thanh toán

Doanh nghiệp cần lưu:

• Hóa đơn GTGT đầu vào hợp lệ.
• Chứng từ thanh toán:
• Hóa đơn dưới 20 triệu đồng: Có thể thanh toán tiền mặt.
• Hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên: Bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

Hóa đơn GTGT đầu ra

Khi xuất hàng biếu, tặng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT đầu ra, ghi rõ “Hàng biếu tặng không thu tiền”, xác định đúng giá tính thuế và kê khai thuế GTGT theo quy định.

Phiếu xuất kho

Nếu hàng hóa được nhập kho trước khi tặng, cần lập Phiếu xuất kho để chứng minh việc xuất hàng. Phiếu nên thể hiện rõ tên hàng hóa, số lượng, ngày xuất và có đầy đủ chữ ký của người lập, thủ kho, người nhận và người phê duyệt.

Danh sách người nhận quà

Lập danh sách khách hàng hoặc nhân viên nhận quà để chứng minh hàng hóa đã được trao đúng đối tượng, bao gồm:

• Họ tên.
• Đơn vị/chức vụ.
• Tên quà tặng.
• Số lượng hoặc giá trị quà.
• Chữ ký xác nhận.

Trường hợp gửi quà qua đơn vị vận chuyển, nên lưu thêm biên nhận giao hàng, phiếu giao hàng hoặc email/tin nhắn xác nhận đã nhận quà thay cho chữ ký trực tiếp.

Phân biệt hạch toán “Hàng biếu, tặng” và “Hàng khuyến mại”

Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa hàng biếu, tặng và hàng khuyến mại, dẫn đến hạch toán sai hoặc kê khai thuế GTGT không đúng quy định. Điểm khác biệt lớn nhất là mục đích tặng hàng và cách xử lý thuế.

Tiêu chí	Hàng khuyến mại	Hàng biếu, tặng
Mục đích	Xúc tiến bán hàng, kích cầu mua sắm.	Tri ân khách hàng, đối tác hoặc tặng nhân viên dịp Lễ/Tết.
Điều kiện tặng	Khách hàng phải mua hàng hoặc tham gia chương trình khuyến mại.	Tặng độc lập, không yêu cầu mua hàng.
Đăng ký chương trình	Phải thực hiện theo quy định về khuyến mại (nếu thuộc trường hợp phải đăng ký/thông báo).	Không phải đăng ký chương trình khuyến mại.
Hóa đơn GTGT	Thực hiện theo quy định đối với hàng khuyến mại.	Bắt buộc xuất hóa đơn GTGT và ghi “Hàng biếu tặng không thu tiền”.
Thuế GTGT đầu ra	Xử lý theo quy định đối với chương trình khuyến mại hợp pháp.	Phải kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra.
Hạch toán	Thường hạch toán vào chi phí bán hàng hoặc theo chính sách kế toán của doanh nghiệp.	Hạch toán vào TK 641 (quà tặng khách hàng) hoặc TK 642/TK 353 (quà tặng nhân viên).

Ví dụ minh họa

Trường hợp 1: Hàng khuyến mại

Doanh nghiệp triển khai chương trình “Mua 2 tặng 1” theo chương trình khuyến mại hợp lệ. Khách hàng chỉ được nhận quà khi mua sản phẩm nên đây là hàng khuyến mại, được xử lý theo quy định về khuyến mại.

Trường hợp 2: Hàng biếu, tặng

Doanh nghiệp tặng giỏ quà Tết cho khách hàng thân thiết hoặc nhân viên mà không yêu cầu mua hàng. Đây là hàng biếu, tặng, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT, kê khai thuế GTGT đầu ra và hạch toán chi phí theo quy định.

Các câu hỏi thường gặp về hạch toán chi phí quà tặng dịp Lễ/Tết

Chi phí mua quà Tết có cần biên bản thanh lý không?

Không bắt buộc phải có biên bản thanh lý khi mua quà tặng Tết. Bạn chỉ cần đầy đủ hóa đơn mua hàng hợp lệ, chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu ≥ 20 triệu đồng), hóa đơn GTGT đầu ra tự xuất, và bảng danh sách ký nhận của người được tặng. Biên bản thanh lý chỉ áp dụng cho tài sản cố định hư hỏng, không sử dụng được.

Quên xuất hóa đơn quà Tết năm trước, bây giờ xuất bù có bị phạt không?

Có, bạn sẽ bị xử phạt hành chính từ 4-8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP nếu cơ quan thuế phát hiện. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế GTGT và phạt chậm nộp 0,05%/ngày. Tốt nhất nên chủ động xuất hóa đơn điều chỉnh ngay và nộp đầy đủ thuế, đồng thời giải trình lý do với cơ quan thuế.

Chi phí bọc quà, in túi giấy có được tính vào chi phí hợp lý không?

Có, được tính vào chi phí hợp lý nếu có hóa đơn hợp lệ. Chi phí bao bì, bọc quà, in túi giấy, thiệp chúc mừng đều được hạch toán vào TK 641 (Chi phí bán hàng) cùng với giá trị quà tặng chính. Điều kiện: Phải có hóa đơn GTGT từ đơn vị cung cấp dịch vụ in ấn/bao bì và thanh toán đúng quy định.

Tặng quà cho con của nhân viên (quà Trung thu, quà 1/6) có được tính chi phí không?

Có, được tính vào chi phí phúc lợi nếu nằm trong Quy chế khen thưởng, phúc lợi của doanh nghiệp và không vượt mức 1 tháng lương bình quân. Quà tặng con em nhân viên dịp Trung thu, 1/6 thuộc khoản phúc lợi gia đình người lao động, được hạch toán vào TK 642/641/353 tương tự quà Tết, kèm đầy đủ hóa đơn và danh sách ký nhận.

Mua quà từ Trung Quốc qua Taobao, Alibaba có xuất được hóa đơn không?

Rất khó để được công nhận chi phí hợp lý. Hàng nhập từ Trung Quốc qua các sàn thương mại điện tử thường không có hóa đơn GTGT Việt Nam hợp lệ. Bạn chỉ có thể sử dụng hóa đơn từ công ty nhập khẩu chính ngạch tại Việt Nam. Nếu mua trực tiếp từ Taobao/Alibaba, cơ quan thuế sẽ không chấp nhận vì thiếu chứng từ hợp pháp theo luật Việt Nam.

Giá trị 1 phần quà tối đa bao nhiêu thì không bị nghi ngờ?

Không có quy định cụ thể về giá trị tối đa từng phần quà, nhưng phải phù hợp với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Theo kinh nghiệm thực tế, quà tặng khách hàng dưới 5 triệu đồng/phần và quà nhân viên dưới 2 triệu đồng/người thường ít bị cơ quan thuế đặt câu hỏi. Quan trọng là tổng chi phí phải hợp lý so với doanh thu năm.

Voucher giảm giá của công ty mình tặng khách có phải xuất hóa đơn không?

Không phải xuất hóa đơn ngay khi tặng voucher. Voucher giảm giá là công cụ marketing, chỉ phát sinh thuế GTGT khi khách hàng sử dụng voucher mua hàng thực tế. Khi đó, hóa đơn bán hàng sẽ ghi giá trị sau giảm (hoặc giá gốc + chiết khấu thương mại). Tuy nhiên, nếu tặng phiếu quà tặng có mệnh giá cố định (Gift Card) thì phải xuất hóa đơn như hàng biếu tặng thông thường.

Công ty mới thành lập chưa có doanh thu, tặng quà có hợp lý không?

Có thể hợp lý nếu là chi phí tiếp thị, quảng bá ban đầu. Công ty mới thành lập tặng quà cho khách hàng tiềm năng nhằm xây dựng mối quan hệ là hoạt động kinh doanh bình thường. Tuy nhiên, tổng chi phí phải phù hợp với vốn điều lệ và kế hoạch kinh doanh. Nếu quá lớn so với quy mô, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình bổ sung.

Có cần làm hợp đồng mua quà với nhà cung cấp không?

Không bắt buộc phải có hợp đồng mua bán chính thức nếu giá trị nhỏ. Tuy nhiên, với đơn hàng từ 50-100 triệu đồng trở lên, nên ký hợp đồng mua bán hoặc ít nhất có Đơn đặt hàng, Phiếu báo giá từ nhà cung cấp để làm căn cứ chứng minh tính thực tế của giao dịch. Điều này giúp bảo vệ tốt hơn khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

Địa chỉ chọn mua quà tặng uy tín và đầy đủ thông tin minh bạch?

Thành Phát là đơn vị chuyên thiết kế, sản xuất và in ấn quà tặng doanh nghiệp với hơn 10 năm kinh nghiệm, mang đến giải pháp quà tặng chất lượng, chuyên nghiệp và minh bạch cho doanh nghiệp.

Ưu điểm nổi bật:

• Hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quà tặng doanh nghiệp.
• Xưởng sản xuất trực tiếp, giá cạnh tranh.
• Thiết kế theo yêu cầu, in logo, khắc laser, in UV sắc nét.
• Đa dạng sản phẩm: bình giữ nhiệt, ly sứ, sổ tay, giftset, bút ký…
• Giao hàng nhanh, đúng tiến độ trên toàn quốc.
• Cung cấp đầy đủ hóa đơn GTGT và chứng từ, hỗ trợ doanh nghiệp hạch toán, quyết toán thuế thuận tiện.