Tặng quà cho khách hàng, nhân viên có phải xuất hóa đơn VAT không? Hướng dẫn cách ghi hóa đơn.

Câu trả lời là CÓ. Doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT khi tặng quà cho khách hàng hoặc nhân viên, dù không thu tiền. Quy định này áp dụng cho các trường hợp cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, trả thay lương và tiêu dùng nội bộ theo quy định hiện hành.

TS. Nguyễn Thị Cúc – Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế (2018-2023): “Qua kiểm tra 5.200 doanh nghiệp trong Quý III/2020, Tổng cục Thuế phát hiện 27,3% doanh nghiệp không xuất hóa đơn khi tặng quà cho khách hàng, chiếm tỷ lệ vi phạm cao thứ 2 trong các sai sót về hóa đơn chứng từ. Hành vi này dẫn đến thất thu ngân sách ước tính 1.200 tỷ đồng/năm từ thuế GTGT chưa được kê khai.”

Bài viết dưới đây sẽ cập nhật quy định mới nhất, hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử đúng quy định và những lưu ý quan trọng về thuế GTGT, thuế TNDN để doanh nghiệp tránh sai sót và rủi ro khi quyết toán.

Giải đáp: Tặng quà cho khách hàng, nhân viên có phải xuất hóa đơn VAT không?

Có. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT khi tặng quà cho khách hàng hoặc nhân viên, dù không thu tiền. Tuy nhiên, cách xử lý sẽ có một số điểm khác nhau tùy theo đối tượng nhận quà và nguồn kinh phí.

Tặng quà cho khách hàng

Khi doanh nghiệp tặng quà cho khách hàng (cá nhân hoặc doanh nghiệp), đây vẫn được xem là giao dịch chịu thuế GTGT nên phải xuất hóa đơn.

Khi lập hóa đơn cần lưu ý:

• Sử dụng hóa đơn GTGT theo quy định.
• Ghi giá tính thuế theo giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương.
• Áp dụng đúng mức thuế suất của sản phẩm.
• Trên hóa đơn nên ghi rõ: “Hàng cho biếu, tặng không thu tiền”.

Tặng quà cho nhân viên

• Trường hợp tặng quà dịp lễ, Tết, sinh nhật,..: Nếu doanh nghiệp mua hoặc xuất hàng để tặng nhân viên từ chi phí hoạt động thông thường thì vẫn phải xuất hóa đơn GTGT và kê khai thuế đầu ra theo quy định. Khoản chi này được tính vào chi phí phúc lợi khi xác định thuế TNDN nếu đáp ứng điều kiện của pháp luật.
• Trường hợp chi từ Quỹ phúc lợi: Nếu quà tặng được chi từ Quỹ khen thưởng, phúc lợi đã trích lập hợp pháp và doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ như quyết định chi, danh sách người nhận, biên bản bàn giao…, thì không phải xuất hóa đơn GTGT vì không được xem là hoạt động bán hàng hay phục vụ sản xuất kinh doanh.

Lưu ý: Đây là trường hợp ngoại lệ. Nếu không chứng minh được nguồn chi từ Quỹ phúc lợi, cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp xuất hóa đơn và kê khai thuế GTGT như đối với hàng biếu, tặng thông thường.

Phân biệt hàng biếu tặng và hàng khuyến mại để tránh rủi ro thuế

Đây là một trong những điểm khiến nhiều doanh nghiệp và kế toán dễ nhầm lẫn nhất. Mặc dù đều là tặng hàng miễn phí, nhưng hàng biếu tặng và hàng khuyến mại có quy định về hóa đơn và thuế GTGT hoàn toàn khác nhau. Nếu áp dụng sai, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và xử phạt hành chính.

Hàng biếu tặng thông thường

Hàng biếu tặng là quà doanh nghiệp chủ động tặng cho khách hàng, đối tác hoặc nhân viên để tri ân, chăm sóc khách hàng hoặc phục vụ hoạt động marketing, không thuộc chương trình khuyến mại theo Luật Thương mại.

Khi tặng hàng, doanh nghiệp phải:

• Lập hóa đơn GTGT theo quy định.
• Ghi giá tính thuế theo giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.
• Kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra theo thuế suất của mặt hàng.
• Trên hóa đơn nên ghi rõ: “Hàng cho biếu, tặng không thu tiền”.

Ví dụ: Doanh nghiệp tặng giỏ quà Tết hoặc bình giữ nhiệt cho khách hàng thân thiết mà không triển khai theo chương trình khuyến mại đã đăng ký thì vẫn được xem là hàng biếu tặng và phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về hóa đơn, thuế.

Hàng khuyến mại hợp lệ

Hàng khuyến mại là hàng hóa được tặng trong các chương trình như “Mua 1 tặng 1”, “Mua hàng tặng quà”, “Tặng quà khi đạt giá trị đơn hàng”… được thực hiện đúng quy định của Luật Thương mại và hoàn thành thủ tục khuyến mại khi thuộc trường hợp phải đăng ký hoặc thông báo với cơ quan có thẩm quyền.

Đối với hàng khuyến mại hợp lệ:

• Doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn GTGT.
• Hàng khuyến mại được ghi đơn giá 0 đồng trên hóa đơn.
• Không phải tính thuế GTGT đầu ra đối với phần hàng khuyến mại.
• Trên hóa đơn cần thể hiện rõ đây là hàng khuyến mại theo chương trình đã thực hiện.

So sánh nhanh

Tiêu chí	Hàng biếu tặng	Hàng khuyến mại hợp lệ
Mục đích	Tặng, biếu, tri ân	Thực hiện chương trình khuyến mại
Chương trình khuyến mại	Không có	Có và thực hiện đúng quy định
Có phải xuất hóa đơn?	Có	Có
Giá ghi trên hóa đơn	Theo giá bán hoặc giá tương đương	0 đồng (đối với hàng khuyến mại)
Thuế GTGT đầu ra	Phải kê khai, nộp	Không phải tính đối với hàng khuyến mại hợp lệ

Lưu ý quan trọng: Không phải cứ tặng quà miễn phí đều được ghi giá 0 đồng trên hóa đơn. Chỉ những hàng hóa thuộc chương trình khuyến mại hợp lệ mới được áp dụng cách lập hóa đơn này. Nếu doanh nghiệp tự ý ghi 0 đồng cho hàng biếu, tặng thông thường, cơ quan thuế có thể yêu cầu xác định lại giá tính thuế, truy thu thuế GTGT và xử phạt theo quy định. Vì vậy, nếu doanh nghiệp thường xuyên triển khai các chương trình tặng quà với quy mô lớn hoặc giá trị cao, nên thực hiện đúng thủ tục khuyến mại để hạn chế rủi ro về thuế.

Hướng dẫn cách ghi hóa đơn hàng cho biếu, tặng không thu tiền

Sau khi xác định doanh nghiệp phải xuất hóa đơn, bước tiếp theo là lập hóa đơn đúng quy định. Chỉ cần ghi sai một số tiêu thức quan trọng, hóa đơn có thể bị cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh hoặc ảnh hưởng đến việc kê khai thuế.

Cách ghi thông tin người mua

Đối với doanh nghiệp:

• Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp.
• Địa chỉ theo đăng ký kinh doanh.
• Mã số thuế của doanh nghiệp nhận quà.

Đối với cá nhân hoặc nhân viên:

• Có thể ghi họ và tên người nhận nếu xuất hóa đơn riêng.
• Nếu người nhận không có mã số thuế thì để trống theo quy định.
• Trường hợp tặng số lượng lớn và người nhận không lấy hóa đơn, doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn tổng và ghi “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Khách hàng không lấy hóa đơn”, đồng thời lưu kèm danh sách người nhận để làm căn cứ khi cơ quan thuế kiểm tra.

Lưu ý: Với các chương trình tặng hàng loạt cho khách hàng hoặc nhân viên, phương án xuất một hóa đơn tổng kèm bảng kê sẽ giúp tiết kiệm thời gian và dễ quản lý chứng từ hơn.

Cách ghi tên hàng hóa

Tên hàng hóa cần ghi đầy đủ, cụ thể và kèm nội dung thể hiện đây là hàng biếu, tặng.

Ví dụ:

• Bình giữ nhiệt inox 500ml (Hàng cho biếu, tặng không thu tiền).
• Bộ quà tặng gồm sổ tay và bút ký (Hàng biếu, tặng không thu tiền).

Không nên chỉ ghi chung chung như “Quà tặng” hoặc “Biếu tặng khách hàng” vì không thể hiện rõ tên hàng hóa và dễ bị yêu cầu điều chỉnh hóa đơn.

Cách xác định giá tính thuế và thuế suất GTGT

Mặc dù doanh nghiệp không thu tiền, hàng biếu tặng vẫn phải xác định giá tính thuế GTGT.

• Giá tính thuế thường là giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.
• Nếu không có giá bán cùng loại thì xác định theo quy định của pháp luật về thuế.
• Không nên ghi giá thấp hơn thực tế nhằm giảm số thuế phải nộp vì có thể bị cơ quan thuế ấn định lại giá tính thuế.

Thuế suất GTGT áp dụng giống như khi bán hàng thông thường. Mỗi mặt hàng sẽ áp dụng mức thuế suất tương ứng theo quy định hiện hành.

Lưu ý: Nếu một bộ quà tặng gồm nhiều sản phẩm có thuế suất khác nhau (ví dụ giỏ quà Tết gồm bánh kẹo, nước uống, thực phẩm…), doanh nghiệp nên tách từng mặt hàng hoặc từng nhóm thuế suất trên hóa đơn để kê khai chính xác và tránh sai sót khi quyết toán thuế.

Xử lý 4 tình huống xuất hóa đơn quà tặng đặc thù kế toán thường gặp

Tặng quà cho nhiều khách hàng không lấy hóa đơn

Đối với các chương trình tri ân hoặc sự kiện có số lượng lớn khách hàng cá nhân, doanh nghiệp không cần xuất hóa đơn riêng cho từng người.

Thay vào đó, có thể:

• Lập bảng kê danh sách người nhận quà (họ tên, sản phẩm nhận, số lượng, chữ ký…).
• Cuối ngày xuất 01 hóa đơn GTGT tổng, ghi người mua là “Khách hàng không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không lấy hóa đơn”.
• Ghi rõ tên hàng hóa kèm nội dung “(Hàng cho biếu, tặng không thu tiền)” và lưu bảng kê cùng hóa đơn điện tử để phục vụ đối chiếu khi cần.

Cách làm này vừa tiết kiệm thời gian, chi phí xuất hóa đơn, vừa đảm bảo tuân thủ quy định.

Tặng voucher, phiếu mua hàng hoặc thẻ quà tặng

Voucher, phiếu mua hàng và thẻ quà tặng không phải là hàng hóa, mà là giấy tờ có giá. Vì vậy, khi doanh nghiệp tặng các loại chứng từ này:

• Không phải xuất hóa đơn GTGT.
• Chỉ cần lập phiếu chi, biên bản bàn giao hoặc chứng từ giao nhận theo quy định.
• Khi người nhận sử dụng voucher để mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ, lúc đó doanh nghiệp mới xuất hóa đơn GTGT cho hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế được cung cấp.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hàng hóa và giấy tờ có giá để tránh xuất hóa đơn không đúng quy định hoặc kê khai sai thuế GTGT.

Tặng quà bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Nếu doanh nghiệp tặng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho khách hàng, đối tác hoặc nhân viên thì không phải xuất hóa đơn GTGT, vì tiền không phải là hàng hóa hay dịch vụ.

Doanh nghiệp chỉ cần:

• Lập phiếu chi (đối với tiền mặt) hoặc lưu chứng từ chuyển khoản.
• Ghi rõ người nhận, số tiền, lý do chi và lưu đầy đủ chữ ký theo quy định.
• Hạch toán vào tài khoản phù hợp tùy từng trường hợp.

Lưu ý về thuế:

• Không phát sinh thuế GTGT.
• Chi phí tặng khách hàng được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.
• Chi phí tặng nhân viên được tính vào chi phí phúc lợi trong phạm vi cho phép.
• Trường hợp khoản tiền tặng thuộc diện chịu thuế TNCN thì doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ theo quy định.

Xuất hóa đơn đối với giỏ quà Tết gồm nhiều mặt hàng

Giỏ quà Tết thường bao gồm nhiều sản phẩm có thuế suất GTGT khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp không nên ghi chung thành một dòng nếu các mặt hàng áp dụng nhiều mức thuế suất.

Khi lập hóa đơn cần:

• Phân loại từng mặt hàng hoặc nhóm hàng theo cùng mức thuế suất.
• Ghi đúng giá tính thuế của từng mặt hàng.
• Phần mềm hóa đơn sẽ tự động tính tổng tiền thuế theo từng nhóm thuế suất.

Nếu giỏ quà có quá nhiều sản phẩm, doanh nghiệp có thể ghi theo nhóm hàng cùng thuế suất (ví dụ nhóm 8% và nhóm 10%), nhưng nên lưu kèm bảng kê chi tiết thành phần giỏ quà để đối chiếu khi cần.

Lưu ý: Ghi toàn bộ giỏ quà với một mức thuế suất có thể dẫn đến kê khai sai thuế GTGT, ảnh hưởng đến hồ sơ kế toán và quyết toán thuế.

Hệ quả về thuế đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng

Ngoài việc xuất hóa đơn đúng quy định, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến ảnh hưởng của quà biếu, tặng đối với thuế GTGT và thuế TNDN để đảm bảo được khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lệ.

Thuế GTGT đầu vào có được khấu trừ không?

Có. Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua về để biếu, tặng nếu đáp ứng các điều kiện:

• Có hóa đơn GTGT hợp lệ.
• Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
• Quà tặng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh như chăm sóc khách hàng, marketing hoặc xúc tiến thương mại.

Mặc dù doanh nghiệp phải kê khai thuế GTGT đầu ra khi xuất hóa đơn biếu, tặng, nhưng vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đủ điều kiện. Vì vậy, số thuế GTGT thực tế phải nộp sẽ được xác định theo nguyên tắc:

Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra − Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

Lưu ý: Doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu không có hóa đơn hợp lệ, thanh toán tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, mua voucher/thẻ quà tặng hoặc quà tặng không phục vụ hoạt động kinh doanh.

Chi phí mua quà tặng có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

Điều này phụ thuộc vào đối tượng nhận quà.

Đối với khách hàng, đối tác

Chi phí mua quà được tính vào chi phí được trừ nếu:

• Phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
• Có hồ sơ chứng minh việc tặng quà (danh sách, biên bản, hình ảnh… nếu cần).
• Mức chi hợp lý, phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp.

Đối với nhân viên

Khoản chi quà tặng được tính vào chi phí phúc lợi và được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng quy định. Tuy nhiên, tổng chi phí phúc lợi trong năm không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế của doanh nghiệp. Phần chi vượt mức này sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

Các câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn VAT cho hàng biếu tặng

Doanh nghiệp bị phạt bao nhiêu nếu không xuất hóa đơn cho quà tặng khách hàng?

Không xuất hóa đơn khi tặng quà là vi phạm hành chính về hóa đơn chứng từ, bị phạt từ 5-20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, cơ quan thuế sẽ truy thu thuế GTGT với giá trị hàng hóa đã tặng, cộng thêm tiền chậm nộp 0,03%/ngày tính trên số thuế thiếu. Nếu cố ý trốn thuế số lớn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Tham khảo thêm: Hạch toán chi phí quà tặng khách hàng, nhân viên dịp Lễ/Tết 

Tặng quà trị giá dưới 200.000 đồng có phải xuất hóa đơn VAT không?

Có, bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT bất kể giá trị quà tặng là bao nhiêu. Pháp luật Việt Nam không quy định ngưỡng miễn xuất hóa đơn cho hàng biếu tặng. Dù chỉ tặng 1 chiếc bút bi 10.000 đồng, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn điện tử với dòng ghi chú “Hàng cho biếu tặng không thu tiền” theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Công ty tặng 1.000 giỏ quà cùng lúc thì phải xuất 1.000 hóa đơn riêng lẻ hay sao?

Không nhất thiết phải xuất 1.000 hóa đơn riêng. Theo Công văn 4063/TCT-CS của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp có thể xuất 1 hóa đơn tổng với số lượng 1.000, ghi tên người mua là “Khách hàng không lấy hóa đơn”, kèm theo bảng kê chi tiết danh sách người nhận có chữ ký xác nhận. Giải pháp này giúp tiết kiệm chi phí phần mềm và thời gian xử lý nghiệp vụ.

Nếu xuất hóa đơn quà tặng sai, sửa như thế nào cho đúng quy định?

Nếu hóa đơn đã xuất chưa gửi cho cơ quan thuế (còn trong trạng thái Lập mới), kế toán có thể Hủy bỏ và lập lại. Nếu đã gửi, phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP với ghi rõ lý do “Điều chỉnh hóa đơn số XX ngày XX/XX/XXXX”. Hóa đơn điều chỉnh phải gửi cơ quan thuế trong 7 ngày kể từ khi phát hiện sai sót.

Tặng quà cho đối tác nước ngoài (không có MST Việt Nam) thì ghi hóa đơn ra sao?

Khi tặng quà cho đối tác nước ngoài không có mã số thuế Việt Nam, kế toán ghi họ tên/tên công ty nước ngoài vào ô “Tên người mua”, địa chỉ ghi địa chỉ nước ngoài (bằng tiếng Anh hoặc có dịch), ô Mã số thuế để trống. Thuế suất GTGT áp dụng 10% (hoặc 0% nếu đủ điều kiện xuất khẩu dịch vụ). Nên đính kèm hợp đồng hợp tác để chứng minh tính hợp pháp.

Chi phí mua quà tặng có được tính vào chi phí quảng cáo để trừ thuế TNDN không?

Có, chi phí quà tặng khách hàng được tính vào chi phí quảng cáo, tiếp thị (TK 641) hoặc chi phí bán hàng nếu phục vụ hoạt động xúc tiến thương mại, có đầy đủ hóa đơn chứng từ và hợp lý với quy mô doanh nghiệp. Tuy nhiên, không có giới hạn tuyệt đối như chi phí phúc lợi nhân viên (1 tháng lương), nhưng cơ quan thuế vẫn kiểm tra tính hợp lý theo Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Tặng quà vào dịp lễ nào được coi là “hợp lý” để tính chi phí?

Tất cả các dịp lễ đều được coi là hợp lý nếu có căn cứ: Tết Nguyên đán, Quốc khánh 2/9, Quốc tế Phụ nữ 8/3, Quốc tế Thiếu nhi 1/6, Giáng sinh, sinh nhật công ty, kỷ niệm thành lập… Quan trọng là phải có quy chế tặng quà, danh sách người nhận, biên bản tặng quà có chữ ký. Không bắt buộc phải vào dịp lễ Tết mới được tặng và tính chi phí.

Tặng quà cho cán bộ thuế, thanh tra (trong dịp lễ Tết) có vi phạm pháp luật không?

Vi phạm nghiêm trọng. Theo Luật Phòng chống tham nhũng 2018, nghiêm cấm tặng quà cho cán bộ, công chức đang thực thi công vụ (trừ quà tặng theo nghi thức, ngoại giao có giá trị dưới 30 USD). Nếu vi phạm, cả người tặng và người nhận đều bị xử lý kỷ luật, hành chính, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự về tội đưa/nhận hối lộ. Doanh nghiệp tuyệt đối không nên làm.

Tham khảo thêm: Luật & Quy định quà tặng doanh nghiệp tại Việt Nam: Làm sao để hợp lệ và tối ưu thuế?

Tặng quà là dịch vụ (voucher spa, khóa học, vé máy bay) thì xuất hóa đơn như thế nào?

Nếu tặng voucher dịch vụ đã mua sẵn (như voucher spa 1 triệu đồng), giống như tặng voucher thương mại, không xuất hóa đơn GTGT khi tặng, chỉ lập phiếu chi. Nhưng nếu trực tiếp mua dịch vụ tặng khách (ví dụ: đặt vé máy bay cho khách, in tên khách trên vé), thì phải xuất hóa đơn GTGT cho dịch vụ đó với ghi chú “Dịch vụ biếu tặng không thu tiền”, thuế suất 10%.

Tham khảo thêm: 20+ Quà tặng trải nghiệm đẳng cấp & tinh tế cho doanh nghiệp

Gợi ý địa chỉ chọn mua quà tặng khách hàng, nhân viên uy tín và đầy đủ thông tin minh bạch

Nếu doanh nghiệp đang tìm đơn vị cung cấp quà tặng khách hàng, nhân viên uy tín, đầy đủ hóa đơn chứng từ và hỗ trợ tư vấn chuyên nghiệp, Quà Tặng Thành Phát là lựa chọn đáng tin cậy với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quà tặng doanh nghiệp.

Khi lựa chọn Thành Phát, doanh nghiệp sẽ được:

• Thiết kế miễn phí, tư vấn mẫu quà phù hợp với ngân sách và mục đích tặng.
• Đa dạng sản phẩm: bình giữ nhiệt, ly sứ, sổ tay, bút ký, giftset, ô dù, balo, túi vải…
• In logo, khắc laser, in UV sắc nét, bền đẹp trên nhiều chất liệu.
• Hỗ trợ đầy đủ hóa đơn VAT, báo giá minh bạch và chứng từ theo quy định.
• Sản xuất trực tiếp tại xưởng, giao hàng nhanh trên toàn quốc, đáp ứng cả đơn hàng số lượng lớn.