Hướng dẫn lập tờ trình, kế hoạch xin kinh phí mua quà tặng sự kiện, quà Tết

Tờ trình xin kinh phí mua quà là văn bản nội bộ dùng để đề xuất Ban Giám đốc phê duyệt ngân sách mua quà tặng nhân viên, khách hàng hoặc đối tác trong các dịp như Tết, 8/3, Trung thu, hội nghị… Văn bản này giúp doanh nghiệp quản lý chi phí minh bạch và thuận tiện cho kế toán giải ngân. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn bị trả hồ sơ do tờ trình thiếu thông tin, dự toán chưa hợp lý hoặc chưa đúng quy trình.

Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn cách lập tờ trình và kế hoạch xin kinh phí mua quà theo đúng quy trình, kèm mẫu tham khảo, kinh nghiệm xây dựng dự toán và những lưu ý về kế toán – thuế để hồ sơ được phê duyệt nhanh, hạn chế phát sinh sai sót.

Hướng dẫn chi tiết cách viết tờ trình xin kinh phí mua quà

Tải miễn phí mẫu tờ trình xin kinh phí (File Word/Excel)

Sử dụng mẫu có sẵn giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo và hạn chế sai sót. Tùy mục đích sử dụng, doanh nghiệp thường áp dụng các mẫu sau:

Loại mẫu	Áp dụng cho	Nguồn kinh phí
Tờ trình mua quà Tết	Nhân viên toàn công ty	Quỹ phúc lợi
Tờ trình mua quà sự kiện (8/3, Trung thu…)	Nhân viên, con em CBNV	Quỹ Công đoàn hoặc Quỹ khen thưởng
Tờ trình mua quà khách hàng	Khách hàng, đối tác	Chi phí Marketing/Bán hàng

Lưu ý: Sau khi tải mẫu, hãy cập nhật đầy đủ tên công ty, logo, số văn bản, ngày lập và các thông tin liên quan trước khi trình ký.

Bố cục 3 phần bắt buộc của một tờ trình

Phần mở đầu

Đây là phần thể hiện tính chính thức của văn bản, bao gồm:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Tên công ty hoặc đơn vị lập tờ trình.
• Số và ký hiệu văn bản.
• Tiêu đề, ví dụ: TỜ TRÌNH XIN KINH PHÍ MUA QUÀ TẾT.
• Kính gửi Ban Giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt.

Phần nội dung

Đây là phần quan trọng nhất của tờ trình. Bạn nên trình bày theo 4 nội dung sau:

Căn cứ đề xuất

Nêu căn cứ theo quy chế công ty, kế hoạch năm hoặc quyết định của Ban lãnh đạo để chứng minh việc đề xuất là hợp lý.

Mục đích mua quà

Trình bày rõ lý do mua quà, chẳng hạn:

• Tri ân nhân viên sau một năm làm việc.
• Chăm sóc khách hàng, đối tác.
• Phục vụ chương trình sự kiện hoặc hội nghị.

Nên nêu mục tiêu cụ thể thay vì viết chung chung.

Đối tượng nhận quà

Liệt kê rõ đối tượng được tặng quà, số lượng và tiêu chí áp dụng (nếu có), ví dụ:

• Nhân viên chính thức.
• Nhân viên có thâm niên từ 3 năm trở lên.
• Khách hàng VIP hoặc đối tác chiến lược.

Bảng dự trù kinh phí

Đây là nội dung Ban Giám đốc và kế toán quan tâm nhất. Bảng dự toán nên có các cột:

• STT
• Hạng mục
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Ghi chú

Ngoài giá trị quà tặng, nên tính thêm các khoản như:

• Chi phí in logo (nếu có).
• Chi phí vận chuyển.
• Thuế VAT.
• Khoản dự phòng phát sinh (nếu cần).

Lưu ý:

• Ghi tổng số tiền bằng số và bằng chữ.
• Kiểm tra kỹ đơn giá, số lượng và tổng tiền trước khi trình ký.

Phần kết luận

Kết thúc tờ trình bằng nội dung đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt kinh phí để triển khai kế hoạch đúng thời gian.

Cuối văn bản cần có đầy đủ chữ ký của:

• Người lập tờ trình.
• Trưởng bộ phận.
• Kế toán trưởng (nếu doanh nghiệp yêu cầu).
• Giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt.

Đừng quên bổ sung mục Nơi nhận để lưu trữ và chuyển hồ sơ đến các phòng ban liên quan.

Quy trình 4 bước lập kế hoạch dự trù kinh phí mua quà 

Để việc mua quà diễn ra đúng tiến độ và không vượt ngân sách, doanh nghiệp nên thực hiện theo 4 bước sau. Quy trình này giúp bạn dễ lập tờ trình, dự toán chính xác và thuận tiện khi trình Ban Giám đốc phê duyệt.

Bước 1. Xác định đối tượng nhận quà và ngân sách

Trước tiên, hãy lập danh sách những người sẽ nhận quà và phân loại theo từng nhóm. Việc này giúp xác định chính xác số lượng quà cần chuẩn bị cũng như tổng ngân sách.

Có thể phân loại theo:

• Nhân viên thử việc.
• Nhân viên chính thức.
• Nhân viên có thâm niên.
• Ban lãnh đạo.
• Khách hàng hoặc đối tác.

Ví dụ: 

Đối tượng	Số lượng	Ngân sách/người
Nhân viên thử việc	30	300.000đ
Nhân viên chính thức	100	500.000đ
Nhân viên thâm niên	50	800.000đ
Ban lãnh đạo	5	2.000.000đ
Khách hàng VIP	50	1.500.000đ

Lưu ý: Quà tặng nhân viên thường được chi từ Quỹ phúc lợi, trong khi quà tặng khách hàng thường được hạch toán vào chi phí Marketing hoặc bán hàng.

Bước 2. Thu thập ít nhất 3 báo giá

Để đảm bảo tính minh bạch và lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp nên xin báo giá từ ít nhất 3 đơn vị.

Khi so sánh báo giá, cần chú ý:

• Đơn giá sản phẩm.
• Đã bao gồm VAT hay chưa.
• Chi phí in logo.
• Chi phí vận chuyển.
• Thời gian giao hàng.
• Chính sách bảo hành hoặc đổi trả.

Sau khi tổng hợp, hãy chọn nhà cung cấp có mức giá hợp lý, chất lượng tốt và đáp ứng đúng thời gian giao hàng.

Bước 3. Tính đầy đủ các khoản chi phí

Ngoài giá trị của món quà, bạn nên tính thêm các khoản chi phí phát sinh để tránh vượt ngân sách khi triển khai.

Các khoản thường gặp gồm:

• Thuế GTGT (VAT).
• Chi phí in logo hoặc cá nhân hóa sản phẩm.
• Chi phí đóng gói.
• Chi phí vận chuyển.
• Chi phí thiết kế thiệp hoặc hộp quà (nếu có).
• Khoản dự phòng khoảng 5–10% cho các phát sinh.

Ví dụ:

• Giá quà: 50.000.000đ
• VAT: 5.000.000đ
• In logo: 1.500.000đ
• Vận chuyển: 3.000.000đ
• Dự phòng: 2.975.000đ

Tổng ngân sách cần trình: 62.475.000đ

Việc tính đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế phải xin bổ sung kinh phí sau khi đã được phê duyệt.

Bước 4. Lập kế hoạch triển khai

Sau khi được duyệt ngân sách, hãy xây dựng lịch trình thực hiện để các công việc diễn ra đúng tiến độ.

Một kế hoạch thông thường gồm các giai đoạn sau:

Công việc	Thời gian dự kiến
Khảo sát nhu cầu và lập dự toán	1 tuần
Trình Ban Giám đốc phê duyệt	5–7 ngày
Chọn nhà cung cấp, ký hợp đồng	3–5 ngày
Sản xuất và in logo	2–4 tuần
Kiểm tra chất lượng	3–5 ngày
Giao hàng	3–7 ngày
Trao quà	Theo kế hoạch
Thanh toán và quyết toán	Sau khi hoàn thành

Mẹo: Đối với quà Tết, nên bắt đầu lập kế hoạch trước khoảng 45–60 ngày để có đủ thời gian lựa chọn nhà cung cấp, sản xuất và giao hàng, đồng thời hạn chế rủi ro chậm tiến độ.

Một số lưu ý khi lập kế hoạch

• Chuẩn bị danh sách người nhận càng sớm càng tốt.
• Kiểm tra kỹ báo giá trước khi trình ký.
• Dự phòng thêm ngân sách và số lượng quà cho các trường hợp phát sinh.
• Theo dõi tiến độ thường xuyên để kịp xử lý nếu nhà cung cấp giao hàng chậm hoặc cần điều chỉnh kế hoạch.

Bí quyết giúp tờ trình được phê duyệt nhanh

Một tờ trình được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp Ban Giám đốc dễ dàng xem xét và phê duyệt. Dưới đây là 4 kinh nghiệm giúp tăng khả năng được duyệt ngay từ lần đầu.

Nêu rõ lợi ích của việc tặng quà

Đừng chỉ đề xuất một khoản kinh phí, hãy giải thích doanh nghiệp sẽ nhận được giá trị gì từ khoản chi đó.

Ví dụ:

• Quà Tết giúp động viên và giữ chân nhân viên.
• Quà khách hàng góp phần tăng sự hài lòng và duy trì mối quan hệ hợp tác.
• Quà sự kiện giúp nâng cao hình ảnh và thương hiệu doanh nghiệp.

Khi trình bày rõ mục đích và lợi ích, Ban Giám đốc sẽ dễ đánh giá hiệu quả của khoản chi hơn.

Đề xuất nhiều phương án ngân sách

Thay vì chỉ đưa ra một lựa chọn, hãy chuẩn bị từ 2–3 phương án với các mức ngân sách khác nhau để Ban Giám đốc cân nhắc. 

Tiêu chí	Phương án tiết kiệm	Phương án đề xuất	Phương án cao cấp
Ngân sách/người	300.000đ	600.000đ	1.000.000đ
Phù hợp	Ngân sách hạn chế	Phần lớn doanh nghiệp	Chương trình đặc biệt

Việc có nhiều phương án giúp lãnh đạo dễ lựa chọn hơn và thể hiện rằng bạn đã cân nhắc kỹ trước khi đề xuất.

Dự phòng chi phí phát sinh

Trong quá trình triển khai có thể phát sinh thêm chi phí như:

• Giá sản phẩm tăng.
• Phát sinh thêm người nhận quà.
• Chi phí vận chuyển hoặc in logo thay đổi.

Vì vậy, nên dự phòng khoảng 5–10% tổng ngân sách. Nếu không sử dụng hết, phần kinh phí còn lại sẽ được quyết toán theo quy định của doanh nghiệp.

Trình tờ trình đúng thời điểm

Thời điểm gửi tờ trình cũng ảnh hưởng đến tốc độ phê duyệt.

Nên:

• Trình trước sự kiện khoảng 30–45 ngày.
• Chuẩn bị đầy đủ báo giá, dự toán và kế hoạch triển khai trước khi trình ký.
• Chủ động theo dõi và bổ sung hồ sơ nếu Ban Giám đốc hoặc kế toán yêu cầu.

Việc chuẩn bị sớm không chỉ giúp lãnh đạo có đủ thời gian xem xét mà còn tạo điều kiện để doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp và tránh tình trạng gấp rút trước ngày diễn ra chương trình.

Phân biệt tờ trình xin kinh phí và giấy đề nghị tạm ứng

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa tờ trình xin kinh phí và giấy đề nghị tạm ứng. Thực tế, đây là hai loại văn bản có mục đích và thời điểm sử dụng hoàn toàn khác nhau.

• Tờ trình xin kinh phí được lập để đề xuất Ban Giám đốc phê duyệt chủ trương và ngân sách.
• Giấy đề nghị tạm ứng được lập sau khi tờ trình đã được duyệt, nhằm đề nghị phòng Kế toán tạm ứng tiền để thực hiện việc mua sắm hoặc chi tiêu.

Bảng so sánh

Tiêu chí	Tờ trình xin kinh phí	Giấy đề nghị tạm ứng
Mục đích	Xin phê duyệt chủ trương và ngân sách	Xin tạm ứng tiền để thực hiện mua sắm
Thời điểm lập	Trước khi triển khai	Sau khi tờ trình được phê duyệt
Người phê duyệt	Ban Giám đốc	Phòng Kế toán hoặc người có thẩm quyền
Nội dung	Lý do, đối tượng, dự toán kinh phí	Số tiền tạm ứng và mục đích sử dụng
Kết quả	Phê duyệt ngân sách	Được giải ngân tiền

Quy trình thực hiện

Thông thường, việc mua quà trong doanh nghiệp sẽ diễn ra theo các bước sau:

• Lập tờ trình xin kinh phí.
• Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.
• Lập giấy đề nghị tạm ứng theo số tiền cần chi.
• Phòng Kế toán thực hiện giải ngân.
• Tiến hành mua quà và nhận hóa đơn, chứng từ.
• Hoàn tất quyết toán theo quy định của doanh nghiệp.

Ví dụ: 

• Bước 1: Phòng Hành chính lập tờ trình xin 80 triệu đồng để mua quà Tết cho nhân viên.
• Bước 2: Sau khi Ban Giám đốc phê duyệt, nhân viên phụ trách lập giấy đề nghị tạm ứng 40 triệu đồng để đặt cọc cho nhà cung cấp.

Những sai lầm thường gặp

• Lập giấy đề nghị tạm ứng khi tờ trình chưa được phê duyệt.
• Không đính kèm quyết định hoặc tờ trình đã được duyệt khi xin tạm ứng.
• Không quyết toán đúng thời hạn sau khi sử dụng tiền tạm ứng.

Những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch mua quà

Nếu không chuẩn bị kỹ, kế hoạch mua quà rất dễ phát sinh chi phí, chậm tiến độ hoặc không đạt được mục tiêu ban đầu. Dưới đây là những sai lầm phổ biến và cách khắc phục.

Lập kế hoạch quá sát ngày diễn ra sự kiện

Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu tìm nhà cung cấp vài tuần trước khi trao quà. Lúc này, hàng hóa có thể đã hết, giá tăng hoặc không kịp sản xuất, in logo.

Cách khắc phục

• Lập kế hoạch trước khoảng 45–60 ngày.
• Tìm và làm việc với nhà cung cấp sớm.
• Đặt hàng ngay sau khi được phê duyệt để đảm bảo tiến độ.

Chỉ lấy một báo giá

Việc chỉ tham khảo một nhà cung cấp khiến doanh nghiệp khó so sánh về giá, chất lượng và thời gian giao hàng.

Cách khắc phục

• Thu thập ít nhất 3 báo giá.
• So sánh về giá, chất lượng, thời gian giao hàng và chính sách bảo hành.
• Chuẩn bị thêm 1–2 nhà cung cấp dự phòng nếu cần thay thế.

Không đính kèm hình ảnh hoặc mẫu sản phẩm

Nếu tờ trình chỉ mô tả bằng chữ, Ban Giám đốc sẽ khó hình dung món quà thực tế và có thể phải yêu cầu bổ sung thông tin.

Cách khắc phục

• Đính kèm hình ảnh sản phẩm hoặc catalogue.
• Nếu có điều kiện, chuẩn bị mẫu thực tế để lãnh đạo xem trước.
• Kiểm tra chất lượng mẫu trước khi đặt số lượng lớn.

Bỏ sót các chi phí phát sinh

Nhiều người chỉ tính giá sản phẩm mà quên các khoản như:

• In logo.
• Đóng gói.
• Vận chuyển.
• Thuế VAT.
• Chi phí dự phòng.

Điều này khiến ngân sách thực tế cao hơn so với dự toán ban đầu.

Cách khắc phục: Lập bảng dự toán đầy đủ và dành thêm khoảng 5–10% ngân sách cho các chi phí phát sinh.

Không kiểm tra hàng trước khi trao quà

Nếu chỉ kiểm tra vào ngày trao quà, doanh nghiệp sẽ không kịp xử lý khi sản phẩm bị lỗi hoặc giao thiếu.

Cách khắc phục

• Kiểm tra số lượng và chất lượng ngay khi nhận hàng.
• Thỏa thuận rõ với nhà cung cấp về chính sách đổi trả.
• Chuẩn bị thêm một số sản phẩm dự phòng để xử lý các trường hợp phát sinh.

Các câu hỏi thường gặp về tờ trình, kế hoạch xin kinh phí mua quà tặng

Tờ trình xin kinh phí mua quà có bắt buộc phải có chữ ký số hay chữ ký tay?

Không bắt buộc phải có chữ ký số. Tờ trình xin kinh phí mua quà có thể sử dụng chữ ký tay trên bản giấy hoặc chữ ký điện tử trên bản PDF tùy theo quy định nội bộ công ty. Hiện nay, 68% doanh nghiệp SME vẫn dùng chữ ký tay do quen thuộc, nhưng xu hướng chuyển đổi số đang khuyến khích dùng chữ ký số để rút ngắn thời gian duyệt từ 5-7 ngày xuống còn 1-2 ngày.

Có thể dùng Quỹ công đoàn để mua quà tặng khách hàng không?

Không, tuyệt đối không được phép. Quỹ công đoàn chỉ được sử dụng cho hoạt động phúc lợi của đoàn viên công đoàn theo quy định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Nếu dùng Quỹ công đoàn tặng khách hàng sẽ vi phạm Luật Công đoàn 2012 và bị xử lý kỷ luật. Quà tặng khách hàng phải lấy từ Quỹ Marketing hoặc Chi phí Bán hàng.

Quà tặng nhập khẩu từ nước ngoài có cần thủ tục gì đặc biệt không?

Có, cần thêm Tờ khai Hải quan và chứng từ xuất xứ (C/O). Nếu bạn nhập khẩu quà tặng trực tiếp từ nước ngoài (rượu Pháp, chocolate Bỉ…), phải kê khai với Hải quan và nộp thuế nhập khẩu (0-45% tùy mặt hàng). Thêm vào đó, một số sản phẩm như rượu, thực phẩm cần Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm từ Bộ Y tế. Quy trình này mất 15-30 ngày, nên lập tờ trình sớm hơn 60-90 ngày.

Nếu dùng tiền quà tặng để mua voucher thay vì quà vật chất, có cần thay đổi cách viết tờ trình không?

Có, cần ghi rõ “Mua voucher/phiếu quà tặng điện tử” và đính kèm báo giá từ nhà cung cấp voucher. Xu hướng tặng voucher Grab, Shopee, Lotte đang tăng 35% năm 2026 vì linh hoạt. Tuy nhiên, phải lưu ý: Voucher không in được logo công ty, giảm yếu tố branding. Trong tờ trình, bạn nên so sánh 2 phương án (quà vật chất vs voucher) để Giám đốc lựa chọn.

Tờ trình có cần đóng dấu giáp lai không?

Không bắt buộc với văn bản nội bộ. Dấu giáp lai thường chỉ áp dụng với hợp đồng pháp lý giữa 2 pháp nhân độc lập. Tờ trình là văn bản hành chính nội bộ, chỉ cần dấu đỏ của công ty ở góc trên bên trái (dưới quốc hiệu) là đủ. Tuy nhiên, một số tập đoàn lớn có quy định riêng yêu cầu đóng dấu giáp lai giữa các trang để chống tình trạng “sửa chữa, xén bỏ” trang sau khi đã ký.

Tờ trình bị Giám đốc từ chối thì có được nộp lại không?

Có, bạn hoàn toàn được nộp lại sau khi chỉnh sửa. Khi tờ trình xin kinh phí bị từ chối, bạn nên chủ động hỏi lý do cụ thể từ Ban Giám đốc (ngân sách quá cao, thiếu báo giá, ROI chưa rõ ràng…), sau đó điều chỉnh nội dung và lập tờ trình bổ sung với số hiệu mới. Thời gian nộp lại hợp lý là sau 3-5 ngày để tránh gây ấn tượng vội vã.

Nếu công ty có chi nhánh ở nhiều tỉnh, mỗi chi nhánh có phải lập tờ trình riêng không?

Tùy thuộc vào cơ cấu quản lý của công ty. Nếu mỗi chi nhánh có ngân sách độc lập và Giám đốc chi nhánh có quyền phê duyệt, thì lập tờ trình riêng. Nếu ngân sách tập trung ở Trụ sở chính, thì Trụ sở lập 1 tờ trình chung cho tất cả chi nhánh, kèm phụ lục phân bổ số lượng và ngân sách từng chi nhánh để dễ theo dõi và quyết toán.

Nhà cung cấp không xuất được hóa đơn VAT thì phải làm sao?

Tuyệt đối không hợp tác với nhà cung cấp không có hóa đơn VAT. Theo Luật Quản lý thuế 2019, mọi giao dịch mua bán hàng hóa đều phải có hóa đơn điện tử hợp pháp. Nếu nhà cung cấp không xuất được hóa đơn, bạn phải chuyển sang nhà cung cấp khác ngay, vì khi không có hóa đơn, phòng Kế toán sẽ từ chối thanh toán và bạn có nguy cơ phải tự bỏ tiền túi.

Địa chỉ cung ứng quà tặng doanh nghiệp giấy tờ minh bạch uy tín?

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị cung cấp quà tặng uy tín, đầy đủ hóa đơn VAT và báo giá minh bạch, Thành Phát là lựa chọn đáng cân nhắc. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, Thành Phát cung cấp đa dạng quà tặng doanh nghiệp như bình giữ nhiệt, ly sứ, sổ tay, giftset, bút ký, ô dù… cùng dịch vụ thiết kế miễn phí, in logo theo yêu cầu và giao hàng nhanh trên toàn quốc.

Ưu điểm khi lựa chọn Quà Tặng Thành Phát:

• Hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quà tặng doanh nghiệp.
• Báo giá minh bạch, hợp đồng rõ ràng, xuất hóa đơn VAT đầy đủ.
• Đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp, thiết kế mockup miễn phí theo nhận diện thương hiệu.
• Xưởng sản xuất và in ấn trực tiếp, đảm bảo hình in sắc nét, bền màu.
• Nhận sản xuất theo yêu cầu với số lượng lớn, giao hàng đúng tiến độ trên toàn quốc.
• Hỗ trợ tư vấn lựa chọn quà tặng phù hợp với ngân sách và từng chương trình.

Khi làm việc với Thành Phát, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ từ khâu tư vấn sản phẩm, thiết kế, báo giá đến sản xuất và giao hàng, giúp quá trình chuẩn bị quà tặng diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn.