Gợi ý mẫu thư mời sự kiện in ấn độc đáo

Thư mời sự kiện là những lá thư chính thức được gửi đến các cá nhân, mời họ tham dự một sự kiện quan trọng như đám cưới, lễ tốt nghiệp, triển lãm, hội nghị hay kỷ niệm thường niên. Mục đích chính của thư mời là thông báo trước cho khách mời về thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện, giúp ban tổ chức ước lượng và chuẩn bị chu đáo cho số lượng khách tham dự.

Theo Tiến sĩ David Hawkins, chuyên gia tâm lý học tại Đại học Columbia cho biết: “Một tấm thiệp mời được thiết kế đẹp mắt, độc đáo có thể tác động tích cực đến cảm xúc của người nhận, khiến họ cảm thấy được trân trọng và mong muốn tham dự sự kiện hơn. Theo nghiên cứu của chúng tôi, 78% người được hỏi cho biết họ sẽ ưu tiên tham gia các sự kiện có thiệp mời ấn tượng, sáng tạo.”

Một tấm thiệp mời ấn tượng không chỉ truyền tải đầy đủ thông tin cần thiết mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo và tôn trọng khách mời của người gửi. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá các bước thiết kế thư mời sự kiện đẹp mắt, bắt mắt, từ cách trình bày nội dung, sắp xếp thông tin đến lựa chọn hình ảnh, màu sắc để tạo nên tổng thể hài hòa, độc đáo. Đồng thời bài viết cũng gợi ý một số mẫu thiết kế thư mời in ấn sáng tạo cho từng loại sự kiện khác nhau.

Cách thiết kế thư mời sự kiện ấn tượng

Tiêu đề thư và dòng chủ đề

• Tiêu đề thư của tổ chức phải được đặt ở đầu trang, thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín.
• Dòng chủ đề cần nêu rõ tên và tính chất của sự kiện, ví dụ “Thư mời Lễ tốt nghiệp Lớp 12A niên khóa 2021-2022”.

Địa chỉ người gửi và ngày gửi thư

• Địa chỉ người gửi được trình bày ngay sau tiêu đề thư. Đây cũng là nơi khách mời gửi thư phản hồi (RSVP).
• Ngày gửi thư mời được ghi rõ phía dưới địa chỉ người gửi.

Địa chỉ và tên người nhận

• Ghi đầy đủ họ tên, chức vụ (nếu có) và địa chỉ của từng khách mời.
• Phần này giúp xác nhận danh tính của người được mời, tránh nhầm lẫn.

Lời chào và đoạn mở đầu

• Bắt đầu bằng lời chào trang trọng, ví dụ “Kính gửi Ông/Bà…” hoặc “Thưa Ông/Bà…”
• Đoạn mở đầu thể hiện sự trân trọng của người mời với sự hiện diện của khách mời. Có thể dùng các cụm từ như “Chúng tôi rất hân hạnh được đón tiếp…”, “Sự có mặt của Quý vị sẽ góp phần làm cho buổi lễ thêm phần long trọng…”, v.v.

Nội dung chính của thư mời Phần thân bài cần trình bày đầy đủ các thông tin quan trọng của sự kiện, bao gồm:

• Tên, chủ đề và mục đích của sự kiện
• Thời gian: ghi rõ ngày, giờ bắt đầu và kết thúc
• Địa điểm: tên và địa chỉ cụ thể nơi diễn ra, có thể kèm sơ đồ chỉ dẫn
• Chương trình sự kiện, các hoạt động dự kiến, khách mời đặc biệt (nếu có)
• Trang phục phù hợp (nếu có yêu cầu)
• Thông tin về việc xác nhận tham dự (RSVP) qua email, điện thoại hay phiếu phản hồi, nêu rõ hạn cuối phản hồi
• Các lưu ý khác như quy định về quà tặng, chỗ đỗ xe, đưa đón…

Lời kết và chữ ký

• Bày tỏ sự mong đợi được đón tiếp khách mời tại sự kiện.
• Cung cấp thông tin liên hệ của người gửi như email, số điện thoại để tiện trao đổi thêm.
• Kết thúc bằng lời cảm ơn chân thành, ví dụ “Trân trọng cảm ơn và rất mong được đón tiếp Ông/Bà.”
• Ký tên, ghi rõ chức danh (nếu là thư mời từ tổ chức).

Kiểm tra và hoàn thiện

• Rà soát lại toàn bộ nội dung thư, sửa các lỗi chính tả, ngữ pháp
• Chỉnh sửa câu từ, cách trình bày sao cho rõ ràng, mạch lạc, dễ nắm bắt
• Lựa chọn phông chữ, cỡ chữ, màu sắc phù hợp, tránh sử dụng quá nhiều hiệu ứng gây rối mắt
• In thử để kiểm tra bố cục tổng thể trước khi in chính thức

Một số mẫu thiết kế thư mời sáng tạo

Thư mời đám cưới

• Tông màu pastel ngọt ngào, lãng mạn như hồng phấn, xanh bạc hà, vàng kem…
• Họa tiết hoa lá, ren, nơ, trái tim… tạo nét duyên dáng, bay bổng
• Chất liệu giấy mỹ thuật cao cấp, kết hợp dập nổi, bế cắt laser tinh tế

Thư mời sự kiện doanh nghiệp

• Tông màu trung tính, lịch lãm như trắng, đen, xám, xanh navy…
• Thiết kế tối giản, hiện đại với những đường nét thẳng, mảng khối, tỉ lệ cân đối
• Chất liệu giấy mỹ thuật mỏng nhẹ, dễ gấp gửi qua đường bưu điện

Thư mời triển lãm nghệ thuật

• Màu sắc đa dạng, đậm chất nghệ thuật, thể hiện cá tính riêng của từng tác giả
• Sử dụng tranh vẽ, ảnh chụp tác phẩm tiêu biểu làm điểm nhấn
• Chất liệu giấy có bề mặt thô, tạo hiệu ứng trong suốt hoặc dùng giấy kraft tái chế

Một tấm thiệp mời tinh tế, sáng tạo sẽ để lại ấn tượng khó phai trong lòng người nhận, khiến họ cảm thấy được trân trọng và muốn tham dự sự kiện nhiều hơn. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn đọc cái nhìn tổng quan về quy trình, nguyên tắc và một số ý tưởng thiết kế thư mời độc đáo cho các dịp khác nhau.

Các câu hỏi liên quan

Kích thước chuẩn của một tấm thiệp mời là bao nhiêu?

Kích thước phổ biến nhất cho thiệp mời là 10x15cm (kích thước A6), 13x18cm, 15x15cm hoặc 20x20cm. Tuy nhiên, tùy thuộc vào nội dung và mục đích sử dụng, bạn có thể linh hoạt điều chỉnh kích cỡ cho phù hợp.

Nên gửi thư mời trước ngày diễn ra sự kiện bao lâu?

Thông thường, thư mời nên được gửi đi trước ngày diễn ra sự kiện từ 4-6 tuần đối với các sự kiện lớn như đám cưới, hội nghị và khoảng 2-3 tuần với các sự kiện nhỏ hơn như sinh nhật, tiệc chiêu đãi.

Có nên sử dụng hình ảnh trong thiết kế thư mời không?

Việc sử dụng hình ảnh, biểu tượng, hoạ tiết trang trí sẽ giúp tấm thiệp thêm phần sinh động, ấn tượng. Tuy nhiên, bạn cần lựa chọn những hình ảnh có độ phân giải cao, phù hợp với chủ đề và tông màu chung của thiệp.

Làm thế nào để kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp trước khi in?

Bạn nên đọc kỹ lại nội dung thư mời ít nhất 2-3 lần, nhờ người khác xem lại hộ hoặc sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả online như Grammarly, Language Tool… Đừng quên kiểm tra cả số điện thoại, email, địa chỉ xem có chính xác không nhé.

Cần chuẩn bị bao nhiêu phong bì và tem thư?

Số lượng phong bì và tem thư cần chuẩn bị tương đương với số lượng khách mời trong danh sách. Bạn nên đặt in thêm khoảng 10-15% để dự phòng cho trường hợp viết sai, thất lạc hoặc gửi bổ sung.

Có nên đính kèm bản đồ chỉ dẫn đường đi đến địa điểm tổ chức?

Với những địa điểm xa trung tâm hoặc khó tìm, việc đính kèm thêm tấm bản đồ chỉ dẫn sẽ rất hữu ích cho khách mời. Bạn có thể vẽ sơ đồ bằng tay hoặc sử dụng các công cụ như Google Maps, MapQuest để tạo bản đồ.

Chi phí trung bình để in 100 tấm thiệp mời là bao nhiêu?

Chi phí in ấn thiệp mời phụ thuộc vào chất liệu giấy, kích thước, yêu cầu về màu sắc, hoạ tiết. Thông thường, bạn sẽ tốn khoảng 300.000 – 500.000 VNĐ cho 100 tấm thiệp cỡ 10x15cm in offset 4 màu trên giấy mỹ thuật định lượng 250gsm.

Nên sử dụng font chữ nào cho nội dung thư mời?

Bạn nên chọn những font chữ có độ đọc cao, phù hợp với tính chất của sự kiện như Times New Roman, Arial, Calibri cho các dịp trang trọng hoặc Roboto, Open Sans, Montserrat cho các sự kiện mang tính giải trí, sáng tạo hơn.

Có thể sử dụng dịch vụ thiết kế và in ấn online không?

Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ thiết kế, in ấn thiệp mời trực tuyến, giao hàng tận nơi như Vistaprint, Canva, 1080 Print… Tuy nhiên bạn nên tìm hiểu kỹ về uy tín, chất lượng sản phẩm trước khi đặt hàng.

Nên in bao nhiêu màu trên tấm thiệp mời?

Tùy vào ngân sách và mục đích sử dụng, bạn có thể lựa chọn in 1-2 màu hoặc in offset 4 màu. In càng nhiều màu sẽ giúp tăng tính thẩm mỹ nhưng cũng đồng thời đẩy giá thành lên cao hơn.

Có nên làm phong bì đi kèm thiệp mời không?

Phong bì đi kèm sẽ giúp bảo vệ tấm thiệp khỏi hư hỏng, ố bẩn trong quá trình vận chuyển. Ngoài ra, phong bì cũng thể hiện sự chỉnh chu, chuyên nghiệp của cá nhân, tổ chức gửi thư.

Cách xếp/gấp thiệp mời đúng chuẩn là như thế nào?

Với thiệp mời dạng tờ rơi, bạn nên gấp làm đôi theo chiều ngang, mặt in ở trong. Với thiệp gấp 3, trước tiên gấp phần bên phải vào giữa, sau đó gấp tiếp phần bên trái sao cho vừa khít. Đặt thiệp vào phong bì, mặt in quay lên trên.

Hy vọng với những giải đáp trên đây, bạn đã có thêm nhiều thông tin hữu ích để thiết kế và in ấn những tấm thiệp mời ấn tượng, độc đáo cho sự kiện sắp tới. Hãy luôn nhớ rằng, một tấm thiệp mời chỉnh chu, sáng tạo sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt người nhận và thể hiện sự tôn trọng, chuyên nghiệp từ phía ban tổ chức.

Nếu bạn vẫn còn bất cứ băn khoăn, thắc mắc nào hoặc cần tư vấn cụ thể hơn cho nhu cầu thiết kế, in ấn thư mời của mình, đừng ngần ngại liên hệ với THÀNH PHÁT – đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực thiết kế và in ấn hiện nay.

Với kinh nghiệm lâu năm, đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp cùng công nghệ in ấn hiện đại, THÀNH PHÁT tự tin mang đến cho bạn những mẫu thiệp mời độc đáo, sáng tạo, thể hiện trọn vẹn ý tưởng và mong muốn của bạn. Không chỉ vậy, chúng tôi còn cung cấp các ý tưởng quà tặng sự kiện họp báo cũng như vô số quà tặng sự kiện với giá cạnh tranh và giao hàng tận nơi trên toàn quốc.

Liên hệ ngay hotline 0899842842 để được hỗ trợ tốt nhất. THÀNH PHÁT – đối tác đáng tin cậy cho mọi nhu cầu in ấn, quảng cáo của bạn!